Czy wypowiedzenie umowy o pracę e-mailem przez pracodawcę lub pracownika jest skuteczne?

Kiedy Twój pracownik wykonuje pracę z domu, odpoczywa na urlopie lub regeneruje się na zwolnieniu lekarskim, może wypowiedzieć umowę o pracę e-mailem. To dopuszczalne rozwiązanie, zwłaszcza że L4 uniemożliwia pracownikowi stawienie się w firmie – ZUS mógłby wówczas podważyć zasadność zwolnienia. Również pracodawca może złożyć wypowiedzenie umowy o pracę e-mailem. Wyjaśniamy, o czym trzeba pamiętać, aby wypowiedzenie e-mailowe było nie tylko skuteczne, ale też pozbawione wad, na które można powołać się w sądzie pracy.

Forma wypowiedzenia umowy o pracę według Kodeksu pracy

Zgodnie z art. 30 § 3 Kodeksu pracy oświadczenie pracodawcy i pracownika o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia powinno nastąpić na piśmie. Co ważne, to wcale nie oznacza, że jedna ze stron nie może złożyć wypowiedzenia drogą e-mailową. Owszem, ma taką możliwość, której prawo pracy nie zakazuje. Niemniej powinna dopilnować obowiązku wynikającego z Kodeksu cywilnego.

Wydaje się, że wypowiedzenie umowy o pracę e-mailem jest banalne.

Skoro Kodeks pracy wymaga formy pisemnej, wystarczy wypełnić wzór, wydrukować, podpisać i zeskanować, prawda? Niestety, nie. Takie wypowiedzenie będzie skuteczne, ale wadliwe.

To oznacza, że okres wypowiedzenia umowy o pracę zacznie swój bieg, np. 1-miesięczny, ale jeśli strona, która otrzyma wypowiedzenie, zwróci się do sądu pracy, oświadczenie może zostać uznane za wadliwe. Można tego uniknąć, opatrując wypowiedzenie umowy o pracę kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Podpis z certyfikatem kwalifikowanym jest traktowany jak podpis własnoręczny.

Jak możemy przeczytać w uzasadnieniu wyroku Sądu Najwyższego z 24 sierpnia 2009 roku (sygn. akt I PK 58/09), treść oświadczenia woli w postaci elektronicznej można sporządzić w różny sposób, np. odręcznie, ale należy je opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Jeśli strona wypowiadająca umowę o pracę podpisze oświadczenie, ale potem je sfotografuje lub zeskanuje i wyśle e-mailem, to nie będziemy mieli do czynienia z oryginalnym podpisem własnoręcznym, tylko odtworzonym za pomocą np. skanera. W efekcie obowiązek złożenia oświadczenia na piśmie, o którym mowa w art. 30 § 3 k.p., nie zostaje spełniony. Takie wypowiedzenie wywołuje skutek prawny, ale można je zakwestionować w odwołaniu do sądu pracy. Pracownik, który otrzyma wadliwe wypowiedzenie, może albo zostać przywrócony do pracy, albo otrzymać odszkodowanie na podstawie art. 45 § 1 k.p.

Wypowiedzenie umowy o pracę na spotkaniu ze zdalnym pracownikiem

Jeżeli pracownik lub pracodawca składa wypowiedzenie umowy o pracę w godzinach pracy, może połączyć się z odbiorcą – albo przez telefon, albo przez wideokonferencję – i poinformować ustnie o wypowiedzeniu umowy, a chwilę później wysłać e-maila z oświadczeniem z podpisem kwalifikowanym. W treści wiadomości można napisać: „W związku z naszą rozmową w dniu XX.XX.XXXX o godz. XX:XX przesyłam wypowiedzenie…”. Uwaga – samo okazanie oryginalnego (papierowego) wypowiedzenia podczas wideokonferencji nie spełnia warunku z art. 30 § 3 Kodeksu pracy.

Według art. 61 § 2 k.c. oświadczenie woli w formie elektronicznej uznaje się za złożone innej osobie z chwilą, gdy wprowadzono je do środka komunikacji elektronicznej tak, żeby druga strona mogła się zapoznać z treścią oświadczenia. Tłumacząc z prawniczego na nasze – wypowiedzenie umowy o pracę wysłane jako załącznik w e-mailu można uznać za skutecznie złożone w momencie, w którym odbiorca będzie mógł się zapoznać z jego treścią. Co ważne, udowodnienie, że wypowiedzenie wysłane drogą elektroniczną doszło do adresata, np. pracownika, w sposób, który umożliwił mu odczytanie wiadomości, leży po stronie nadawcy, np. pracodawcy.

Zwróć uwagę, że mówimy o „możliwości zapoznania się z oświadczeniem”, a nie o „zapoznaniu się z oświadczeniem”. Jaka jest różnica?

Jeśli przedsiębiorstwo jest czynne od 8:00 do 20:00 w dni robocze, to pracownik, który wyśle wypowiedzenie e-mailem o 21:00 w piątek, może uznać, że zostało skutecznie złożone najwcześniej o 8:00 w poniedziałek. Gdyby poniedziałek był dniem ustawowo wolnym od pracy, wypowiedzenie można by uznać za skutecznie złożone dopiero we wtorek.

W uzasadnieniu wyroku Sądu Okręgowego z 27 października 2016 roku (sygn. akt VI Ga 312/16) możemy przeczytać, że należyta wykładnia art. 61 § 2 k.c. zakłada po pierwsze – rozróżnienie między złożeniem oświadczenia woli a otrzymaniem go, po drugie – możliwość zapoznania się z oświadczeniem przez adresata bez zbędnej zwłoki.

Sam fakt porozumiewania się stron drogą e-mailową nie oznacza, że mają całodobowo czuwać, czy dostają ważne wiadomości. Oświadczenie woli uznaje się za skutecznie złożone w momencie, w którym odbiorca powinien sprawdzić swoją skrzynkę, a nie w momencie wysłania.

Wypowiedzenie umowy o pracę to jednostronne oświadczenie woli, czyli takie, które nie wymaga zgody drugiej strony, aby było skuteczne. Tym samym odbiorca pisma nie musi go podpisywać – wystarczy czytelny podpis osoby, która składa wypowiedzenie.

Jeśli umowa rozwiązuje się na mocy porozumienia stron, czyli obustronnego oświadczenia woli, a strony wybiorą formę pisemną, to dokument musi zawierać oba podpisy – pracownika i pracodawcy. Warunki określone w porozumieniu, np. wcześniejszy termin rozwiązania umowy, muszą zaakceptować obie strony.

Czy można rozwiązać umowę o pracę na mocy porozumienia stron e-mailem?

Tak, co więcej, możesz rozwiązać umowę o pracę na mocy porozumienia stron, komunikując się z pracodawcą lub pracownikiem nawet SMS-ami. Jak to możliwe? Otóż wspomniany art. 30 § 3 k.p., który narzuca formę pisemną oświadczenia o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia, nie dotyczy porozumienia stron. To oznacza, że można je zawrzeć nawet ustnie. Niemniej lepiej podsumować warunki porozumienia w formie pisemnej, np. w e-mailu. Dzięki temu obie strony dysponują dowodem w razie ewentualnego konfliktu. W tym przypadku kwalifikowany podpis elektroniczny nie jest obligatoryjny. Nie trzeba nawet wydrukować porozumienia i podpisać go odręcznie, aby przesłać skan drugiej stronie.

Wyjątkiem jest tylko przypadek, w którym umowa o pracę stanowi, że można ją rozwiązać wyłącznie w formie pisemnej pod rygorem nieważności. Wówczas porozumienie stron zawarte np. w treści e-maila czy ustnie nie będzie wystarczające.

„Wypowiedzenie umowy za porozumieniem stron” to błędna konstrukcja. Wynika z połączenia wypowiedzenia (jednostronnego oświadczenia woli) i porozumienia (dwustronnego oświadczenia woli), które są odrębnie opisane w przepisach. Art. 30 § 1 pkt 1 k.p. podaje, że umowę o pracę można rozwiązać na mocy porozumienia stron, a art. 30 § 1 pkt 2 i 3 k.p. – przez oświadczenie jednej ze stron z zachowaniem okresu wypowiedzenia lub bez zachowania okresu wypowiedzenia. W drugim przypadku mamy do czynienia z rozwiązaniem umowy w trybie natychmiastowym, co może nastąpić zarówno z winy pracodawcy, jak i pracownika.

Zgodnie z art. 948 § 2 k.p. pracodawca może zmienić postać dokumentacji pracowniczej z elektronicznej na papierową. Wystarczy, że wydrukuje wypowiedzenie z e-maila i opatrzy oświadczenie podpisem (lub zrobi to osoba upoważniona przez pracodawcę), który potwierdzi zgodność wydruku z elektronicznym oryginałem. W takim przypadku nie trzeba przechowywać tego samego wypowiedzenia w wersji elektronicznej.

Niemniej ze stanowiska MRPiPS z 8 lutego 2019 roku wynika, że pracodawca może przechowywać dokumentację pracowniczą zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej, czyli w sposób mieszany. Czy to oznacza, że pracodawcy mogą np. prowadzić elektroniczne akta osobowe, ale papierową ewidencję czasu pracy, czy dokonywać rozłamu także w obrębie jednej dokumentacji, np. akt osobowych?

Takie elastyczne podejście do dokumentacji pracowniczej jest dopuszczalne zarówno przez resort, jak i przez GIP (Główny Inspektorat Pracy). Niemniej pamiętaj, że jeśli zdecydujesz się na przechowywanie części C akt osobowych w formie tradycyjnej, to nie gromadź wybranych wypowiedzeń w wersji elektronicznej, a innych – w wersji papierowej.

Teoretycznie akta osobowe niektórych pracowników mogą mieć formę papierową, a pozostałe – elektroniczną. Praktycznie – brak ujednoliconej dokumentacji zwiększa ryzyko błędów. Ponadto może spowalniać, a nawet utrudniać procesy kadrowo-płacowe, np. przygotowanie świadectw pracy, kiedy trzeba wyszukiwać informacje w różnych źródłach.