O ile pracodawca może odrzucić wniosek pracownika o urlop bezpłatny z dowolnego powodu, o tyle nie powinien sugerować, że to przepisy zobowiązują podwładnego do wykorzystania urlopu wypoczynkowego w pierwszej kolejności (takie nie istnieją). Ponadto pracodawca ma prawo do obniżenia wymiaru bieżącego urlopu wypoczynkowego pracownika, który wykorzystał co najmniej 30 dni urlopu bezpłatnego – bez żadnej przerwy lub sumarycznie w ciągu roku kalendarzowego.
| Urlop bezpłatny | Urlop wypoczynkowy | |
| Wymiar urlopu w skali roku kalendarzowego | Nieograniczony | 20 lub 26 dni dla pracownika pełnoetatowego w zależności od stażu pracy |
| Uzależnienie wymiaru urlopu od różnych czynników, w tym wymiaru czasu pracy czy terminu podjęcia pierwszej pracy w życiu | Nie | Tak, urlop wypoczynkowy oblicza się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy. Osoby, które podjęły pierwszą pracę w życiu, nabywają prawo do urlopu z dołu (urlopu cząstkowego) po każdym miesiącu pracy |
| Czy wniosek jest wiążący dla pracodawcy | Nie | Nie, pracodawca może odrzucić wniosek o urlop wypoczynkowy, ale musi pamiętać, aby udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego w roku, w którym nabył do niego prawo, najlepiej w pełnym wymiarze |
| Czy niewykorzystany urlop przechodzi na kolejny rok | Nie (przepisy nie ustalają wymiaru urlopu bezpłatnego) | Tak |
| Ograniczenie wymiaru jednego urlopu wskutek wykorzystania drugiego | Urlop bezpłatny pracownika trwający co najmniej 1 miesiąc w roku kalendarzowym zobowiązuje pracodawcę do obliczenia urlopu wypoczynkowego proporcjonalnego | Urlop wypoczynkowy nie wpływa w żaden sposób na wymiar urlopu bezpłatnego |
| Dopuszczalne wykonywanie działalności zarobkowej podczas urlopu | Tak, aczkolwiek nie dla pracodawcy, który udzielił pracownikowi urlopu bezpłatnego. Praca dla innego przedsiębiorcy jest dozwolona, szczególnie na podstawie art. 1741 Kodeksu pracy | Tak, aczkolwiek nie dla pracodawcy, który udzielił pracownikowi urlopu wypoczynkowego |
| Ekwiwalent za niewykorzystany urlop po rozwiązaniu umowy o pracę | Nie | Tak |
| Czy można zwolnić pracownika na urlopie | Tylko w szczególnych przypadkach, które wyłączają ochronę przed wypowiedzeniem umowy na podstawie art. 41 Kodeksu pracy | Tylko w szczególnych przypadkach, które wyłączają ochronę przed wypowiedzeniem umowy na podstawie art. 41 Kodeksu pracy |
| Czy pracownik musi przechodzić badania kontrolne po urlopie trwającym dłużej niż 30 dni | Nie | Nie |
| Czy zwolnienie lekarskie przerywa urlop | Nie | Tak |
Zgodnie z art. 1552 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy pracownikowi, który wraca do dotychczasowego pracodawcy po urlopie bezpłatnym trwającym co najmniej 1 miesiąc, należy się urlop wypoczynkowy w wymiarze proporcjonalnym. To oznacza, że pracodawca powinien obliczyć urlop proporcjonalny za maksymalnie 11 miesięcy – przy założeniu, że pracownik korzystający z 1-miesięcznego urlopu bezpłatnego będzie zatrudniony przez cały rok kalendarzowy.
Przykład
Dawid jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony. Pracodawca zaakceptował jego wniosek o urlop bezpłatny na okres od 1 stycznia do 29 lutego 2024 roku. Dawidowi przysługuje 26 dni urlopu wypoczynkowego w ciągu roku kalendarzowego, ale ten wymiar ulegnie obniżeniu wskutek długiego urlopu bezpłatnego.
26 dni urlopu wypoczynkowego : 12 miesięcy = 2,16 dnia urlopu za 1 miesiąc kalendarzowy
10 miesięcy pracy × 2,16 dnia urlopu = 21,6 dnia ≈ 22 dni urlopu
Dawidowi będzie przysługiwać 22 dni urlopu wypoczynkowego za okres od 1 marca do 31 grudnia 2024 roku.
Pełna obsługa kadr i płac Twojej firmy w SD Worx TribePerk zapewni Ci ekspercki nadzór nad rozliczeniami pracowników – w każdej sytuacji. Zautomatyzowana platforma kadrowo-płacowa, którą Ci udostępnimy, udoskonali kluczowe procesy HR w Twojej firmie, w tym zarządzanie wnioskami o urlopy.
Jeżeli pracownik najpierw nabędzie prawo do urlopu wypoczynkowego, czyli uda się na urlop bezpłatny po 1 stycznia danego roku kalendarzowego, pracodawca obniży proporcjonalnie wymiar urlopu wypoczynkowego. Tę regułę opisuje art. 1552 § 2 Kodeksu pracy. Jednym z wyjątków jest urlop wychowawczy – jeśli rozpocznie się po 1 stycznia, to nie zmniejszy wymiaru urlopu wypoczynkowego za dany rok kalendarzowy.
Przykład
Dagmara zaplanowała urlop wypoczynkowy od 29 stycznia do 11 lutego 2024 roku, aby spędzić ferie zimowe z rodziną, i urlop bezpłatny od 1 do 31 maja 2024 roku, aby odpocząć u znajomych mieszkających za granicą. Już 1 stycznia 2024 roku nabyła prawo do pełnego wymiaru urlopu wypoczynkowego – 26 dni. Kiedy Dagmara wróci do pracy po urlopie bezpłatnym, pracodawca powinien obliczyć urlop wypoczynkowy w wymiarze proporcjonalnym.
26 dni urlopu wypoczynkowego : 12 miesięcy = 2,16 dnia urlopu za 1 miesiąc kalendarzowy
11 miesięcy pracy × 2,16 dnia urlopu = 23,76 dnia ≈ 24 dni urlopu
24 dni urlopu – 10 dni urlopu wykorzystanego na przełomie stycznia i lutego = 14 dni urlopu do końca roku
Urlop bezpłatny Dagmary obniżył wymiar urlopu wypoczynkowego o 2 dni.
Jak wspomnieliśmy, co najmniej 1-miesięczny urlop bezpłatny powoduje obniżenie wymiaru urlopu wypoczynkowego po powrocie pracownika do pracy. Co ważne, liczy się nie tylko urlop bezpłatny trwający minimum 30 dni bez przerwy, ale także krótsze urlopy, których łączny okres wynosi co najmniej 30 dni w danym roku kalendarzowym.
Przykład
Daniel wykorzystał urlopy bezpłatne w różnych okresach:
Urlopu bezpłatnego udziela się na dni pracy i dni wolne od pracy, w tym święta i weekendy. To oznacza, że Daniel wykorzystał 30 dni urlopu bezpłatnego w okresie od 24 lipca do 10 października 2023 roku. Pracodawca musiał ustalić urlop wypoczynkowy w wymiarze proporcjonalnym dla pracownika – ale dopiero 11 października.
Urlop bezpłatny nie skutkuje ani rozwiązaniem umowy, ani wygaśnięciem umowy, więc pracodawca nie wyrejestrowuje pracownika w ZUS. Natomiast nie opłaca składek.
Wspomniany art. 1552 § 2 Kodeksu pracy stanowi, że pracodawca nie obniży wymiaru urlopu wypoczynkowego pracownikowi, który wrócił z urlopu bezpłatnego, ale przed nim wykorzystał urlop wypoczynkowy w należnym mu lub wyższym wymiarze.
Przykład
Dominika, której przysługuje 26 dni urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym, wykorzystała 22 dni urlopu w okresie od 1 stycznia do 30 czerwca 2024 roku. Od 1 lipca do 30 września wzięła urlop bezpłatny. Kiedy wróciła do pracy w październiku, pracodawca obliczył urlop wypoczynkowy w wymiarze proporcjonalnym.
26 dni urlopu wypoczynkowego : 12 miesięcy = 2,16 dnia urlopu za 1 miesiąc kalendarzowy
9 miesięcy pracy × 2,16 dnia urlopu = 19,44 dnia ≈ 20 dni urlopu (niepełne dni urlopu wypoczynkowego zawsze zaokrąglamy w górę do pełnych dni)
Okazało się, że pracowniczka wykorzystała więcej urlopu, niż jej przysługiwało po wzięciu 3-miesięcznego urlopu bezpłatnego (22 dni zamiast 20 dni). W tej sytuacji nie może wziąć ani 1 dnia urlopu wypoczynkowego do końca roku, w tym urlopu na żądanie. Pracodawca nie może żądać żadnej rekompensaty za wykorzystany ponadwymiarowy urlop wypoczynkowy.
Pracownik złożył wnioski o urlopy wypoczynkowe, które objęły łącznie 26 dni, i 1 miesiąc urlopu bezpłatnego w późniejszym terminie. Czy pracodawca może obniżyć wymiar urlopu wypoczynkowego, skoro wie, że pracownik uda się na co najmniej 30 dni urlopu bezpłatnego?
Nie, ponieważ art. 1552 Kodeksu pracy stanowi, że pracodawca oblicza urlop wypoczynkowy w wymiarze proporcjonalnym dopiero po powrocie pracownika z urlopu bezpłatnego trwającego co najmniej 30 dni.
Fakt, że pracodawca wie o urlopie bezpłatnym z dużym wyprzedzeniem, nie uprawnia go do obniżenia wymiaru wcześniej zaplanowanych urlopów wypoczynkowych.
Mógłby odrzucić takie wnioski, ale musiałby się powołać na szczególne potrzeby zakładu pracy, np. chwilowe braki kadrowe. Gdyby zaplanowane urlopy wypoczynkowe obejmowały terminy po 1-miesięcznym urlopie bezpłatnym, to owszem, podlegałyby korekcie. Trzeba by je skrócić, aby ich łączny okres nie przekroczył wymiaru urlopu proporcjonalnego.
Urlop bezpłatny, który obejmuje cały rok kalendarzowy, sprawia, że pracownik nie nabywa prawa do urlopu wypoczynkowego. Jeśli pracownik korzysta z urlopu bezpłatnego od 1 stycznia do 31 grudnia 2023 roku, to po powrocie do pracy w 2024 roku nie będzie mu przysługiwał zaległy urlop wypoczynkowy z 2023 roku.
Co więcej, ten rok nie zaliczy się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze, chyba że pracownik w tym czasie wykonywał pracę u innego pracodawcy na podstawie art. 1741 Kodeksu pracy.
Art. 41 Kodeksu pracy uniemożliwia pracodawcy wypowiedzenie umowy w czasie urlopu pracownika lub innej usprawiedliwionej nieobecności, o ile nie upłynął jeszcze okres, który uprawnia do rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia.
Jeden z powodów rozwiązania umowy podczas urlopu bezpłatnego to ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych. W takiej sytuacji wypłata ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy zależy od tego, czy pracownik przebywa na urlopie bezpłatnym od 1 stycznia danego roku kalendarzowego.
Jeśli tak, pracodawca nie wypłaci ekwiwalentu, bo pracownik nie nabył prawa do urlopu wypoczynkowego ze względu na zawieszony stosunek pracy. Jeżeli nie, pracodawca najpierw obliczy urlop wypoczynkowy w wymiarze proporcjonalnym, a potem ustali ekwiwalent za niewykorzystaną część.
Katarzyna Kupczyk
Autor tekstu • Redaktor
Przejrzystość płac: ilu pracowników jest zadowolonych z przejrzystości wynagrodzeń w firmie? Jakim wyzwaniem dla pracodawców jest polityka przejrzystości płac?
Elastyczne świadczenia pracownicze: dlaczego samo oferowanie szeregu benefitów nie wystarcza? Jaka strategia tkwi w personalizacji benefitów?
Stworzenie strategicznego planu i polityki nagradzania jest nie tylko dobrym pomysłem, ale zaczyna być obowiązkowym elementem w każdej firmie, która chce połączyć nagradzanie pracowników z celami biznesowymi. Niniejszy przewodnik przeprowadzi Cię przez proces tworzenia strategii nagradzania.