Co zawiera świadectwo pracy? Zasady wydawania i wypełniony wzór 2023

Pracodawca musi wydać świadectwo pracy, kiedy umowa o pracę ulegnie rozwiązaniu, np. na mocy porozumienia stron, lub wygaśnie, np. wskutek śmierci pracownika. Świadectwo pracy zawiera informacje o zatrudnieniu pracownika w danej firmie, na podstawie których następny pracodawca ustali m.in. wymiar urlopu wypoczynkowego. Zobacz, jak wypełnić wzór świadectwa pracy, który zmieni się wskutek nowelizacji Kodeksu pracy w 2023 roku.

1. Kiedy obowiązkowo wydaje się świadectwo pracy?
   1. Czy pracodawca może wysłać świadectwo pracy pocztą po zakończeniu umowy z pracownikiem?
   2. Kto może odebrać świadectwo pracy?
2. Kiedy świadectwo pracy wydaje się na wniosek pracownika?
3. Jak wygląda świadectwo pracy? Wzór do pobrania (DOCX, PDF)
   1. Co zawiera świadectwo pracy?
   2. Pouczenie w sprawie sprostowania świadectwa pracy
4. Nowy wzór świadectwa pracy. Wzór do pobrania (DOCX, PDF)
5. Jak uzupełnić świadectwo pracy? Przykłady
   1. Data, miejscowość i dane pracodawcy
   2. Ustęp 1 – dane pracownika i okres zatrudnienia
   3. Ustęp 2 – praca tymczasowa na rzecz pracodawców użytkowników
   4. Ustęp 3 – charakterystyka pracy
   5. Ustęp 4 – ustanie stosunku pracy
   6. Ustęp 5 – skrócony okres wypowiedzenia
   7. Ustęp 6 – urlop wypoczynkowy, na żądanie i bezpłatny
   8. Ustęp 6 – urlop ojcowski, rodzicielski, wychowawczy
   9. Ustęp 6 – zwolnienie na dziecko, niezdolność do pracy oraz inne nieobecności
   10. Ustęp 7 – informacja o zajęciu wynagrodzenia
   11. Ustęp 8 – informacje uzupełniające
   12. Dodatkowe pytania o świadectwo pracy
       1. Ile sztuk świadectwa pracy wydaje pracodawca?
       2. Czy pracodawca musi się podpisać na świadectwie pracy?
       3. Czy pracownik musi potwierdzić odbiór świadectwa pracy?

Jak i kiedy obowiązkowo wydaje się świadectwo pracy?

Zgodnie z art. 97 § 1 Kodeksu pracy pracodawca musi wydać pracownikowi świadectwo pracy w dniu, w którym ustaje stosunek pracy, czyli kiedy między innymi:

• kończy się umowa o pracę na czas określony,
• wypada ostatni dzień okresu wypowiedzenia umowy o pracę na czas nieokreślony,
• umowa o pracę rozwiązuje się na mocy porozumienia stron,
• pracownik zostaje zwolniony ze skutkiem natychmiastowym (bez zachowania okresu wypowiedzenia).

Pracownik nie musi składać wniosku o świadectwo pracy.

Wydanie świadectwa pracy w ostatnim dniu obowiązywania umowy dotyczy pracodawcy, który nie zamierza podpisać kolejnej umowy o pracę z pracownikiem w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.

Przykład

Umowa o pracę na czas określony obowiązuje od 1 stycznia 2023 roku do 30 czerwca 2023 roku. Jeśli pracodawca nie planuje zawrzeć nowej umowy o pracę najpóźniej 7 lipca 2023 roku, powinien wręczyć pracownikowi świadectwo pracy w ostatnim dniu czerwca.

👉 Obsługa kadrowa firm w SD Worx obejmuje sporządzanie dokumentacji związanej z zatrudnieniem, w tym wypowiedzeń i świadectw pracy. Intuicyjna platforma kadrowo-płacowa online, do której zyskujesz dostęp, pozwala na analizowanie przepracowanych godzin i nieobecności, samodzielnie zgłaszanych przez pracowników. Dane z ewidencji czasu pracy, kalendarza urlopów i zwolnień czy umów są automatycznie pobierane przez moduł płacowy. Dzięki niemu można wygenerować listy płac, paski płacowe czy rachunki do umów cywilnoprawnych kilkoma kliknięciami.

Czy świadectwo pracy można wysłać pocztą dopiero po zakończeniu umowy o pracę?

Tak, art. 97 § 1 k.p. przewiduje, że czasami pracodawca nie da rady wręczyć świadectwa pracy pracownikowi w dniu, w którym kończy się umowa. Zdarza się, że przyczyny obiektywne, np. urlop wypoczynkowy zwolnionego w ostatnich dniach okresu wypowiedzenia, uniemożliwiają wydanie świadectwa pracy w dniu ustania stosunku pracy.

W tej sytuacji pracodawca może przekazać świadectwo pracy pracownikowi lub upoważnionej przez niego osobie w późniejszym terminie. W ciągu 7 dni od dnia ustania stosunku pracy pracodawca musi przesłać świadectwo pracy Pocztą Polską lub dostarczyć dokument w inny sposób, np. osobiście, przesyłką kurierską lub za pośrednictwem upoważnionego pracownika.

Co prawda przepisy tego nie precyzują, ale pracodawca powinien wysłać świadectwo pracy przesyłką rejestrowaną, np. listem poleconym, aby mieć dowód nadania dokumentu, który może zaginąć. Gdyby tak się stało, pracownik składa u byłego pracodawcy wniosek o odpis świadectwa pracy.

Kto i kiedy może odebrać świadectwo pracy?

Strony umowy mogą się umówić, że pracownik upoważni pisemnie (!) osobę, która odbierze za niego świadectwo pracy w wyznaczonym dniu. Pośrednikiem może zostać członek rodziny, partner czy znajomy. W tym przypadku warto uzgodnić na piśmie, np. e-mailowo, kiedy nastąpi odbiór świadectwa.

Gdyby wyznaczona osoba nie przyszła w tym dniu do siedziby firmy, pracodawca powinien niezwłocznie wysłać dokument pocztą lub dostarczyć go w inny sposób. Co prawda termin ustawowy zostaje przekroczony, ale pracodawca nie popełnia wykroczenia, bo dostosował się do prośby pracownika.

Kiedy pracownik może złożyć wniosek o świadectwo pracy?

Zgodnie z art. 97 § 11 k.p. pracownik może złożyć elektroniczny lub papierowy wniosek o świadectwo pracy, kiedy podpisze kolejną umowę o pracę z tym samym pracodawcą w ciągu 7 dni od dnia, w którym rozwiązała się lub wygasła dotychczasowa umowa.

Co ważne, pracownik kontynuujący zatrudnienie może złożyć ten wniosek w dowolnym momencie – nawet po kilku miesiącach. Świadectwo pracy, o które będzie się ubiegać, może obejmować wyłącznie poprzedni okres zatrudnienia lub wszystkie okresy zatrudnienia, za które nie wydano świadectwa.

Jak wygląda świadectwo pracy?

Wzór świadectwa pracy stanowi załącznik do Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy. Pracodawca nie musi korzystać z tego wzoru, ale jeśli opracuje własny, musi uwzględnić w nim wszystkie informacje, których wymagają przepisy.

Zakres informacji jest określony w art. 97 § 2 Kodeksu pracy i § 2 ust. 1-2a rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy.

Zgodnie z art. 97 § 2 k.p. pracodawca musi podać w świadectwie pracy:

• okres zatrudnienia,
• rodzaj wykonywanej pracy,
• zajmowane stanowiska,
• tryb rozwiązania umowy o pracę lub okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy,
• inne informacje, które są potrzebne do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego,
• wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia za pracę według przepisów o postępowaniu egzekucyjnym,
• wysokość i składniki wynagrodzenia oraz uzyskane kwalifikacje – tylko na żądanie pracownika.

§ 2 ust. 1 pkt 1-20 rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy zobowiązuje pracodawcę do zapisania:

1. okresu lub okresów zatrudnienia,
2. wymiaru czasu pracy,
3. rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanych stanowisk lub pełnionych funkcji,
4. trybu i podstawy prawnej rozwiązania umowy o pracę lub podstawy prawnej wygaśnięcia stosunku pracy (jeśli strony rozwiązały umowę za wypowiedzeniem, trzeba podać, kto złożył wypowiedzenie),
5. okresu, za który pracownikowi należy się odszkodowanie za skrócenie okresu wypowiedzenia zgodnie z art. 36[1] § 1 Kodeksu pracy,
6. przysługującego i wykorzystanego wymiaru urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym ustania stosunku pracy,
7. wykorzystanego urlopu bezpłatnego i podstawy prawnej jego udzielenia,
8. wykorzystanego urlopu ojcowskiego,
9. wykorzystanego urlopu rodzicielskiego i podstawy prawnej jego udzielenia,
10. wykorzystanego urlopu wychowawczego i podstawy prawnej jego udzielenia,
11. okresu, w którym pracownik skorzystał z obniżenia wymiaru czasu pracy po urlopie wychowawczym,
12. wykorzystanych dni wolnych na opiekę nad dzieckiem na podstawie art. 188 Kodeksu pracy,
13. liczby dni otrzymywania wynagrodzenia chorobowego w roku kalendarzowym ustania stosunku pracy,
14. okresu odbytej czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych,
15. okresu wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze,
16. wykorzystanego dodatkowego urlopu, innego uprawnienia lub świadczenia, które przewidziano w prawie pracy,
17. okresów nieskładkowych w okresie zatrudnienia wskazanym w świadectwie (uwzględnianych podczas ustalania prawa do emerytury lub renty),
18. zajęcia wynagrodzenia za pracę na podstawie przepisów o postępowaniu egzekucyjnym,
19. należności z umowy o pracę, które pracodawca uznał, ale nie zostały wypłacone przez brak środków finansowych,
20. informacji o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz uzyskanych kwalifikacjach – tylko na żądanie pracownika.

Dodatkowo agencja pracy tymczasowej musi uwzględnić na świadectwie pracy informacje o pracodawcach użytkownikach i okresach zatrudnienia w różnych firmach.

Pouczenie w sprawie sprostowania świadectwa pracy

Ponadto § 2 ust. 1 rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy zobowiązuje pracodawcę do pisemnego pouczenia pracownika, że ma prawo do:

• złożenia wniosku o sprostowanie świadectwa pracy w ciągu 14 dni od jego otrzymania,
• wystąpienia z żądaniem sprostowania świadectwa pracy do sądu pracy w ciągu 14 dni od zawiadomienia o odmowie sprostowania dokumentu przez pracodawcę,
• wystąpienia z żądaniem sprostowania świadectwa pracy do sądu pracy, jeśli pracodawca nie zawiadomi pracownika o odmowie sprostowania dokumentu.

Nowy wzór świadectwa pracy w 2023 roku

Nowelizacje Kodeksu pracy w związku z pracą zdalną i dyrektywami unijnymi wymusiły zmiany w świadectwie pracy.

Jak wspomnieliśmy w artykule o pracy zdalnej okazjonalnej, pracodawcy mieli wątpliwości, jak liczyć i zapisywać limit 24 dni sporadycznego home office’u w ciągu roku kalendarzowego. Chociaż MRiPS zarekomendowało, aby pracodawcy wpisywali wykorzystane dni pracy zdalnej okazjonalnej w dotychczasowym ust. 6 pkt 12 świadectwa pracy, niedługo po tym media obiegła informacja, że… powstanie nowy wzór świadectwa pracy.

Projekt rozporządzenia, które prawdopodobnie wejdzie w życie w II połowie kwietnia 2023 roku, wprowadza pola, w których pracodawca wpisze, ile dni:

• pracy zdalnej okazjonalnej,
• zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej,
• nowego urlopu opiekuńczego

wykorzystał pracownik.

Co ważne, nowy wzór świadectwa pracy obejmuje także uchylenie art. 1791 i art. 1821c Kodeksu pracy. Pracodawca będzie udzielał urlopu rodzicielskiego wyłącznie na podstawie art. 1821a Kodeksu pracy.

Jak uzupełnić świadectwo pracy? Wzór z wypełnieniem

Jeśli niektóre informacje w świadectwie pracy nie dotyczą pracownika (np. przywileje związane z opiekowaniem się dziećmi, zwolnienia lekarskie, potrącenia z wynagrodzenia), wystarczy wpisać kreskę lub „Nie dotyczy”. Dzięki temu kolejny pracodawca nie będzie się zastanawiał, czy pracownik tak naprawdę skorzystał z np. całego urlopu rodzicielskiego, ale osoba wypełniająca świadectwo pracy przypadkiem pominęła te pola.

Data, miejscowość i dane pracodawcy

Na początku świadectwa pracy pracodawca musi wpisać:

• numer NIP (numer identyfikacji podatkowej) lub REGON-PKD (identyfikator nadany przez właściwy urząd statystyczny),
• siedzibę firmy lub miejsce zamieszkania,
• datę wystawienia nowego świadectwa pracy.

W pierwszej części świadectwa pracy wpisuje się:

• imię/imiona i nazwisko pracownika,
• datę urodzenia pracownika,
• nazwę pracodawcy,
• okres zatrudnienia z tytułu ostatniej umowy o pracę lub wszystkie okresy zatrudnienia, za które nie wydano świadectwa pracy po rozwiązaniu lub wygaśnięciu wcześniejszych umów.

Stwierdza się, że Jan Marian Kowalski urodzony 1.01.1981 roku był zatrudniony w Wymyślona Firma sp. z o.o., ul. Przykładowa 1, 00-043 Warszawa w okresie od 1.01.2021 roku do 30.06.2021 roku w wymiarze 1/2 etatu, w okresie od 1.07.2021 roku do 31.12.2021 roku w wymiarze 3/4 etatu, w okresie od 1.01.2022 roku do 31.12.2022 roku w wymiarze pełnego etatu.

Gdyby Jan Kowalski był zatrudniony na podstawie 3 umów o pracę na czas określony na pełny etat, za które nie otrzymał świadectwa pracy, można by ujednolicić ten zapis: (…) w okresie od 1.01.2021 roku do 31.12.2022 roku w wymiarze pełnego etatu.

Uwaga – jeśli pracodawca przejął pracownika na mocy art. 231 k.p. lub innych przepisów, musi uwzględnić także nazwę wcześniejszego pracodawcy i okres zatrudnienia u niego.

Ustęp 2 – praca tymczasowa na rzecz pracodawców użytkowników

Ta część dotyczy wyłącznie agencji pracy tymczasowej, która wpisuje, na rzecz których firm pracownik wykonywał pracę tymczasową.

Pracodawca musi podać stanowisko, które zajmował pracownik, lub opisać, czym się zajmował w okresie zatrudnienia. Co ważne, pracodawca jest zobowiązany do podania suchych faktów, nie opinii.

W okresie zatrudnienia pracownik wykonywał pracę na stanowisku Młodszego Księgowego od 1.01.2021 roku do 30.06.2021 roku i na stanowisku Specjalisty ds. księgowości od 1.07.2021 roku do 31.12.2022 roku.

Przepisy nie precyzują, w jaki sposób należy opisać przebieg zatrudnienia. Niemniej warto podać daty i ułożyć stanowiska chronologicznie, aby świadectwo pracy było czytelniejsze.

Ustęp 4 – ustanie stosunku pracy

Jeśli umowę o pracę rozwiązano z inicjatywy pracodawcy lub pracownika, należy wskazać nie tylko podstawę prawną (art. 30 § 1 pkt 2 k.p.), ale także stronę, która złożyła wypowiedzenie. Na świadectwie pracy nie zapisuje się przyczyny wypowiedzenia.

Stosunek pracy ustał w wyniku rozwiązania umowy o pracę przez oświadczenie pracownika/pracodawcy z zachowaniem okresu wypowiedzenia na podstawie art. 30 § pkt 2 Kodeksu pracy.

Ustęp 5 – skrócony okres wypowiedzenia

Art. 361 § 1 k.p. dotyczy skrócenia 3-miesięcznego okresu wypowiedzenia do 1-miesięcznego, jeśli przyczyną wypowiedzenia umowy o pracę jest upadłość firmy, likwidacja pracodawcy bądź inna kwestia, która nie leży po stronie pracownika.

Kolejne punkty w ustępie 6 dotyczą uprawnień rodzicielskich. Pracodawca musi podać artykuły, na podstawie których udzielił urlopu rodzicielskiego i wychowawczego, wymiar i liczbę części urlopu. Dzięki tym informacjom kolejny pracodawca wie, czy nowo zatrudnionej osobie przysługują urlopy związane z opieką nad dzieckiem.

W okresie zatrudnienia pracownik:

• wykorzystał urlop ojcowski w wymiarze 2 tygodni w 2 częściach,
• wykorzystał urlop rodzicielski udzielony na podstawie art. 1821d Kodeksu pracy w wymiarze 16 tygodni w 1 części, w tym na podstawie art. 1821c § 3 Kodeksu pracy w 1 części.

Następne punkty dotyczą:

• zwolnienia na dziecko na podstawie art. 188 Kodeksu pracy,
• okresu niezdolności do pracy, za który pracownik otrzymywał świadczenie chorobowe,
• odbywania służby wojskowej,
• wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub szczególnym charakterze,
• innych urlopów, uprawnień i świadczeń, które wynikają z prawa pracy, ale nie są wyodrębnione w świadectwie pracy,
• okresów nieskładkowych, czyli takich, za które nie odprowadzano składek na ubezpieczenia społeczne. Zalicza się tu m.in. okres niezdolności do pracy, pobierania zasiłku opiekuńczego czy świadczenia rehabilitacyjnego.

Jeśli pracownik skorzystałby z łącznie 20 dni zwolnienia lekarskiego, za które dostał wynagrodzenie chorobowe, pracodawca musiałby wypisać te okresy L4 jako okresy nieskładkowe.

Jeśli wobec pracownika, który odchodzi z firmy, toczy się postępowanie egzekucyjne w związku z zadłużeniem, komornik może zajmować jego wynagrodzenie za pracę. W takiej sytuacji pracodawca musi uwzględnić bieżące potrącenia na świadectwie pracy. Co ważne, jeżeli pracownik spłaci całe zadłużenie przed rozwiązaniem umowy o pracę, świadectwo powinno zawierać informacji o potrąceniach, bo nie mają one znaczenia dla kolejnego pracodawcy.

W tej sekcji pracodawca może uwzględnić np. informacje o wysokości i składnikach wynagrodzenia na żądanie pracownika. W informacjach uzupełniających nie podaje się ani przyczyny rozwiązania umowy, ani opinii o pracowniku, niezależnie od tego, czy jest pozytywna, czy negatywna.

Dodatkowe pytania o świadectwo pracy

Ile egzemplarzy świadectwa pracy wydaje pracodawca?

Pracodawca wydaje pracownikowi tylko jedno świadectwo pracy, natomiast kopię świadectwa pracy umieszcza w części C akt osobowych, czyli związanej z ustaniem stosunku pracy.

Czy pracodawca musi się podpisać na świadectwie pracy?

Tak, we wzorze świadectwa pracy opublikowanym jako załącznik do rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy przewidziano miejsce na podpis pracodawcy, osoby reprezentującej pracodawcę lub osoby upoważnionej do składania oświadczeń w imieniu pracodawcy. Jeśli firma wydaje elektroniczne świadectwo pracy, trzeba użyć kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Co istotne, od 1 stycznia 2017 roku świadectwo pracy nie musi być opieczętowane, wystarczy czytelny podpis.

Czy pracownik musi potwierdzić odbiór świadectwa pracy?

Jeśli pracodawca wyśle świadectwo pracy pocztą, powinien nadać list ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru (jest traktowane jako dokument urzędowy). Pracownik odbierający świadectwo pracy osobiście powinien podpisać krótkie oświadczenie, w którym potwierdzi, że dostał dokument we wskazanym dniu.