Czy każdy pracownik może skorzystać z płatnego L4 w pierwszym miesiącu pracy?

O ile każdemu pracownikowi przysługuje zwolnienie lekarskie w pierwszym miesiącu pracy, o tyle nie każda osoba, która dopiero co podpisała umowę o pracę, dostanie wynagrodzenie chorobowe za L4 w początkowych tygodniach zatrudnienia. Wyjaśniamy, co wpływa na wypłatę świadczenia chorobowego przez pracodawcę lub ZUS za niezdolność do pracy wskutek choroby w pierwszych dniach w nowej firmie.

Osobę, która podejmuje pierwszą zatrudnienie na podstawie umowy o pracę w życiu, obowiązuje okres wyczekiwania, czyli nieprzerwany czas podlegania obowiązkowemu ubezpieczeniu chorobowemu. Wynosi on 30 dni dla pracowników (i 90 dni dla zleceniobiorców). Kiedy upłynie, pracownik może otrzymać świadczenie chorobowe za okres niezdolności do pracy. Jeśli zachoruje wcześniej, dostanie L4 od lekarza, ale to zwolnienie lekarskie będzie bezpłatne. To oznacza, że pracodawca uzna nieobecność za usprawiedliwioną, lecz nie wypłaci nowo zatrudnionej osobie wynagrodzenia chorobowego.

Istnieją dwie sytuacje, w których okresy ubezpieczenia chorobowego się sumują, dzięki czemu nowi pracownicy nie muszą czekać 30 dni, aby zyskać prawo do świadczeń chorobowych.

Dotyczy to:

• osób, u których przerwa w ubezpieczeniu chorobowym, np. z racji zmiany miejsca zatrudnienia, nie przekracza 30 dni,
• osób, u których przerwa w ubezpieczeniu chorobowym jest dłuższa niż 30 dni, ale wynika z:
  • urlopu wychowawczego,
  • urlopu bezpłatnego,
  • odbywania czynnej służby wojskowej jako żołnierz niezawodowy.

Malwinę obowiązywał dwutygodniowy okres wypowiedzenia. Pracowniczka złożyła wypowiedzenie 5 czerwca. To oznacza, że okres wypowiedzenia rozpoczął się w najbliższą niedzielę (11 czerwca) i zakończył w sobotę (24 czerwca). Malwina zaczęła kolejną pracę po krótkich wakacjach – 10 lipca. W tym przypadku przerwa w ubezpieczeniu chorobowym nie przekroczyła 30 dni, więc gdyby pracowniczka zachorowała nawet w pierwszym tygodniu nowej pracy, należałoby się jej wynagrodzenie chorobowe za okres zwolnienia lekarskiego.

Co ważne, gdyby Malwina wykorzystała już wcześniej 33 dni L4, otrzymałaby zasiłek chorobowy, który należy się od 34. dnia niezdolności do pracy w danym roku kalendarzowym. Zasiłek jest finansowany przez FUS (Fundusz Ubezpieczeń Społecznych) i wypłacany przez pracodawcę lub ZUS (w zależności od liczby osób ubezpieczonych zgłoszonych przez pracodawcę).

Zdarza się, że niektóre osoby zatrudnione na umowę o pracę otrzymują wynagrodzenie chorobowe za okres zwolnienia lekarskiego w pierwszym miesiącu pracy.

Ten wyjątek dotyczy:

• pracowników, którzy mogą wykazać co najmniej 10 lat podlegania pod obowiązkowe ubezpieczenie chorobowe (do tego okresu nie zalicza się czas podlegania dobrowolnemu ubezpieczeniu chorobowemu z tytułu umowy zlecenia),
• osób ubezpieczonych dobrowolnie i obowiązkowo, które ucierpiały w wyniku wypadku podczas drogi do pracy lub z powrotem,
• posłów i senatorów, którzy zostali ubezpieczeni w ciągu 90 dni od dnia zakończenia kadencji,
• funkcjonariuszy Służby Celnej, którzy przyjęli propozycję pracy w jednostce organizacyjnej Krajowej Administracji Skarbowej,
• absolwentów szkół i uczelni, którzy zostali dobrowolnie lub obowiązkowo objęci ubezpieczeniem chorobowym w ciągu 90 dni od dnia, w którym ukończyli szkołę lub uzyskali dyplom ukończenia studiów wyższych, przy czym w przypadku:
  • osób studiujących na kierunkach lekarskich, lekarsko-dentystycznych i weterynarię 90 dni liczy się od dnia ostatniego egzaminu,
  • osób studiujących farmację 90 dni liczy się od zaliczenia ostatniej praktyki z planu studiów,
  • doktorantów 90 dni liczy się od dnia zakończenia kształcenia w szkole doktorskiej.

Michał dojeżdża z Sopotu do pracy w Gdańsku. Przysługują mu podwyższone koszty uzyskania przychodu ze względu na miejsce zamieszkania poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy. Pechowo się złożyło, że w dniu, w którym Michał wyruszył do firmy nie SKM-em, tylko własnym samochodem, został poszkodowany w wypadku spowodowanym przez innego kierowcę. Michał był zatrudniony od zaledwie 14 dni. Obowiązywał go 30-dniowy okres wyczekiwania, ale ponieważ dostał zwolnienie lekarskie ze względu na niezdolność do pracy po wypadku, otrzymał zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego.

L4 w pierwszym miesiącu pracy dla osoby, która zawierała wcześniej tylko umowy zlecenia

Okres wyczekiwania dla zleceniobiorców, którzy zgłaszają się dobrowolnie do ubezpieczenia chorobowego, wynosi aż 90 dni. Czy zleceniobiorca, który podpisze umowę o pracę z tą samą lub inną firmą, musi odczekać kolejne 30 dni, aby zyskać prawo do wynagrodzenia chorobowego za okres L4? Nie zawsze.

Jeśli Twój pracownik zarabiał wcześniej na podstawie umów cywilnoprawnych, będzie mu przysługiwać wynagrodzenie chorobowe za L4 w pierwszym miesiącu pracy, o ile między końcem okresu dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego (na zleceniu) a początkiem okresu obowiązkowego ubezpieczenia chorobowego nie minęło więcej niż 30 dni. W przypadku tak krótkiej przerwy okresy ubezpieczenia sumują się.

Przykład – L4 na umowie o pracę podpisanej po umowie zlecenia

Mieszko zawarł umowę zlecenie na okres od 2 stycznia do 14 kwietnia, po czym podpisał umowę o pracę na czas nieokreślony z tą samą firmą. Pierwszy dzień pracy wypadł 8 maja. Mieszko zgłosił się do ubezpieczenia chorobowego z tytułu umowy zlecenia, a ponieważ między 14 kwietnia a 8 maja nie minęło 30 dni, to już od pierwszego dnia zatrudnienia przysługuje mu świadczenie chorobowe za niezdolność do pracy. Gdyby Mieszko nie opłacał dobrowolnej składki chorobowej, obejmowałby go 30-dniowy okres wyczekiwania.

Podstawą wynagrodzenia chorobowego za okres niezdolności do pracy w pierwszym miesiącu zatrudnienia jest wynagrodzenie, które pracownik otrzymałby, gdyby przepracował cały miesiąc, pomniejszone o składki na ubezpieczenia społeczne.

Co ważne, dla pracowników pełnoetatowych podstawa wymiaru wynagrodzenia chorobowego nie może być niższa od kwoty równej wynagrodzeniu minimalnemu pomniejszonemu o 13,71%, czyli łączną wartość składek na ubezpieczenia społeczne, które finansuje pracownik. Najniższa krajowa wynosi 3600 zł brutto od 1 lipca 2023 roku.

3600 zł – 13,71% = 3600 zł – 493,56 zł = 3106,44 zł

Przykład

Marta zachorowała w pierwszym miesiącu pracy i otrzymała zwolnienie lekarskie na 10 dni. Przerwa w ubezpieczeniu chorobowym nie przekroczyła 30 dni, więc pracowniczki nie obejmował okres wyczekiwania. Wynagrodzenie zasadnicze Marty, określone w stałej miesięcznej wysokości, wynosiło 8000 zł brutto. Za każdy dzień niezdolności do pracy Marcie należy się 80% wynagrodzenia chorobowego. 

8000 zł – 13,71% = 3600 zł – 1096,80 zł = 6903,20 zł

6903,20 zł : 30 dni (bez względu na liczbę dni w miesiącu) = 230,11 zł

230,11 zł × 80% = 184,09 zł za 1 dzień niezdolności do pracy

184,09 zł × 10 dni zwolnienia lekarskiego = 1840,90 zł wynagrodzenia chorobowego za okres zwolnienia lekarskiego

8000 zł : 30 dni = 266,67 zł

266,67 zł × 10 dni zwolnienia lekarskiego = 2666,70 zł

8000 zł – 2666,70 zł = 5333,30 zł wynagrodzenia za przepracowaną część miesiąca

Czy można wydłużyć umowę na okres próbny z powodu L4 w pierwszym miesiącu pracy?

Tak, art. 25 § 21 Kodeksu pracy umożliwia wydłużenie okresu próbnego o czas zwolnienia lekarskiego, które wpisuje się w kategorię usprawiedliwionej nieobecności. Co ważne, aby pracodawca mógł zaproponować pracownikowi wydłużenie okresu próbnego, musi zawrzeć taki zapis w umowie o pracę. W przeciwnym razie strony nie będą mogły skorzystać z tego rozwiązania.

Kto wypłaca wynagrodzenie chorobowe za zwolnienie lekarskie w pierwszym miesiącu pracy?

Pracodawca finansuje i wypłaca wynagrodzenie chorobowe w pierwszym miesiącu pracy, o ile:

• pracownik poniżej 50. roku życia nie wykorzystał 33 dni niezdolności do pracy w danym roku kalendarzowym,
• pracownik powyżej 50. roku życia nie wykorzystał 14 dni niezdolności do pracy w danym roku kalendarzowym (niższy limit obowiązuje w roku kalendarzowym wypadającym po roku, w którym pracownik obchodził 50. urodziny).

Od 34. lub 15. dnia niezdolności do pracy w roku kalendarzowym pracownikowi należy się zasiłek chorobowy finansowany przez FUS (Fundusz Ubezpieczeń Społecznych). Co istotne, czasami wypłaca go ZUS, a czasami – pracodawca. Co do zasady, przejmuje on obowiązek naliczenia i wypłacenia zasiłku chorobowego, jeśli zgłosił co najmniej 21 osób ubezpieczonych do 30 listopada ubiegłego roku.