Jak zintegrować system płacowy z systemem HR?

W zmieniającym się krajobrazie zarządzania zasobami ludzkimi, integracja oprogramowania płacowego stanowi nie tylko udogodnienie, ale jest również strategicznym działaniem. Nasze nowe badania pokazują jednak, że dla jednej na dziesięć europejskich firm stworzenie zintegrowanego i wydajnego systemu płacowego pozostaje pilnym, ale niezrealizowanym celem.  

Lista płac na pierwszym miejscu  

Aby skutecznie uporać się z tym wyzwaniem, powinniśmy traktować listę płac jako fundament infrastruktury systemów HR w firmie oraz uznać jej kluczową rolę i wpływ na całą organizację, a także na doświadczenia pracowników. Przyjęcie takiego podejścia usprawni proces związany z integracją oprogramowania i zapewni harmonijną współpracę ze wszystkimi innymi systemami HR. 

Co ujawniają dane  

Pomimo bezdyskusyjnej roli systemów płacowych w operacjach HR, jedna na cztery europejskie firmy twierdzi, że integracja oprogramowania płacowego z innymi systemami jest ich głównym wyzwaniem w zakresie płac. Podczas gdy 45 proc. europejskich organizacji inwestuje w oprogramowanie HR, tylko jedna na cztery z nich pracuje obecnie nad integracją systemów lub planuje to wkrótce zrobić. Zaledwie jedna na pięć firm planuje inwestycje w tym zakresie w perspektywie średnio- i długoterminowej. Statystyki te są bardzo niepokojące, ponieważ zintegrowane systemy płacowe mają kluczowe znaczenie dla zapewnienia spójności i wydajności operacyjnej. 

Korzyści z integracji listy płac  

Skuteczna integracja systemów płacowych z oprogramowaniem HR jest warunkiem koniecznym do udanego rozwoju firmy. Bez dokonania takiej integracji systemy nie będą ze sobą poprawnie współpracować i będą generowały mnóstwo danych, co może prowadzić do nieefektywności i zwiększać prawdopodobieństwo wystąpienia błędów. Zintegrowana lista płac zapewnia dokładność danych, ich spójność i usprawnia procesy. Nie wspominając już o tym, że coraz ważniejszym elementem udanej integracji jest migracja danych do chmury. Z takiego rozwiązania korzystają zwłaszcza MŚP, poszukujące systemów zapewniających „wszystko w jednym”. Rozwiązania płacowe oparte na chmurze oferują skalowalność, dostępność i elastyczność, umożliwiając płynniejsze udostępnianie danych i współpracę między różnymi działami i lokalizacjami. 

Integracja technologii płacowej zwiększa również dokładność i spójność danych, zapewniając ich płynną wymianę pomiędzy listą płac a innymi funkcjonalnościami systemu HR, np. śledzenie czasu pracy i zarządzanie świadczeniami. Minimalizuje to rozbieżności i zwiększa integralność danych. Zautomatyzowany przepływ informacji pochodzących ze zintegrowanych systemów zmniejszają potrzebę ręcznego wprowadzania danych, co oszczędza czas i zmniejsza koszty związane z pracą. Uzyskujemy dzięki temu lepsze możliwości raportowania i analizy. Ponadto zintegrowane podejście zapewnia, że aktualizacje przepisów, statusu pracowników lub świadczeń są od razu widoczne na wszystkich platformach, co pomaga zachować zgodność z różnymi wymogami prawnymi. Wreszcie, scentralizowane dane ze zintegrowanego oprogramowania płacowego ułatwią również wykorzystanie sztucznej inteligencji. A dokładne i terminowe przetwarzanie listy płac, w połączeniu z łatwym dostępem do danych płacowych, znacznie poprawia ogólne wrażenia pracowników. 

Dlaczego integracja listy płac jest priorytetem? 

Pilnie potrzebujemy zintegrowanych systemów płacowych. Rozwój technologii wymaga spójnego oprogramowania, a regulacje prawne zobowiązują nas do utrzymania zgodności z krajowymi przepisami z całego świata. Należy również pamiętać, że bezproblemowe usługi płacowe są magnesem dla najlepszych talentów, dając firmom przewagę konkurencyjną w wyścigu po specjalistów. 

Współpraca nad integracją listy płac  

Aby pomyślnie przejść przez proces integracji systemów, liderzy HR powinni wyznaczyć kurs zgodny ze swoimi obecnymi i przyszłymi potrzebami. Wybór dostawców, którzy są znani z doskonałych możliwości integracji i silnego wsparcia klienta, ma kluczowe znaczenie. Dodatkowo zaangażowanie wszystkich zainteresowanych stron w ten proces już od samego początku jest również ważne, aby dostosować system do potrzeb działów HR, finansowego, IT i innych. Wdrażanie integracji etapami, zaczynając od programu pilotażowego – co pozwoli zidentyfikować i rozwiązać ewentualne problemy przed wdrożeniem na pełną skalę – może zapobiec poważnym zakłóceniom w funkcjonowaniu Twojej firmy. Wreszcie, istotne jest ciągłe monitorowanie systemu po integracji, szybkie rozwiązywanie wszelkich problemów i wprowadzanie niezbędnych zmian w celu optymalizacji wydajności.