Jak zachować zgodność z przepisami płacowymi w firmie?

W miarę jak firmy zwiększają liczbę pracowników i wchodzą na nowe rynki międzynarodowe, wyzwanie związane z utrzymaniem zgodności płac rośnie wykładniczo. Jak pokazują nasze nowe badania, wiele firm najwięcej inwestuje w zarządzanie płacami. Tuż obok plasują się inwestycje w poprawę bezpieczeństwa danych płacowych, co jest krytycznym aspektem, biorąc pod uwagę wrażliwy charakter tych informacji. Inwestycje te mają fundamentalne znaczenie dla zabezpieczenia firmy przed karami finansowymi i ochrony danych pracowników przed naruszeniami. 

Co ujawniają dane

Wraz z rozwojem firmy, zwłaszcza po przekroczeniu progu 500 pracowników, stosunek osób zatrudnionych w dziale płac do liczby pracowników często ulega drastycznym zmianom. Taki stan rzeczy może potencjalnie zwiększyć obciążenie pracą i wprowadzić ryzyko braku zgodności z przepisami, jeśli nie zostanie odpowiednio obsłużony. Liderzy HR powinni zdawać sobie sprawę z tych zmian i odpowiednio je zaplanować. Niezależnie od tego, czy chodzi o wzmocnienie zespołu, integrację najnowocześniejszych rozwiązań programowych, czy też poszukiwanie wsparcia zewnętrznego, proaktywne planowanie jest kluczem do ograniczenia ryzyka i zapewnienia zgodności z przepisami w złożonym krajobrazie listy płac. 

Poza wykorzystaniem technologii, ogromne znaczenie ma inwestowanie w kompleksowe wsparcie w zakresie zgodności z przepisami. Oznacza to regularne szkolenia dla pracowników działu kadr i płac. Wyniki naszego badania pokazują, że taka inwestycja jest realizowana przez jednego na czterech pracodawców. Ponadto konieczne jest zasięganie porad ekspertów ds. zgodności oraz prawników, a także ewentualne zaangażowanie wyspecjalizowanych doradców w zakresie przepisów międzynarodowych. Kroki te zapewniają, że procesy płacowe są faktycznie zgodne z przepisami, a nie tylko powinny takie być. 

Kiedy sposób utrzymywania zgodności wymaga zmian  

Dla wielu firm osiągnięcie prawdziwej zgodności z przepisami w zakresie płac wymaga zmian systemowych. Może to obejmować restrukturyzację działu płac, stworzenie nowych stanowisk, które koncentrują się wyłącznie na zgodności, a nawet zmianę kultury firmy w celu nadania priorytetu zgodności na wszystkich poziomach. Takie zmiany systemowe pomagają osadzić zgodność z przepisami w strukturze codziennych operacji. 

W miarę jak firmy rozwijają się na arenie międzynarodowej, konsolidacja funkcji płacowych z mniejszą liczbą bardziej kompetentnych partnerów może usprawnić operacje i zwiększyć zgodność z przepisami. Wybór partnerów umiejących poruszać się po listach płac w wielu krajach zgodnie z różnymi przepisami często skutkuje usprawnieniem procesów, obniżeniem kosztów i stworzeniem bardziej przejrzystych kanałów komunikacji. 

Zgodność z przepisami płacowymi w przyszłości 

Szczególnie ważne jest, aby uznać kluczową rolę, jaką sztuczna inteligencja odgrywa w nowoczesnym utrzymywaniu zgodności z przepisami płacowymi, zwłaszcza w monitorowaniu przepisów i wdrażaniu niezbędnych zmian. Jak pokazują nasze badania, jest to obecnie najczęstszy powód, dla którego AI jest wykorzystywana do zarządzania listami płac. Dzisiaj sztuczna inteligencja umożliwia automatyczne aktualizacje systemów płacowych po wejściu w życie nowych przepisów, zapewniając zgodność bez ręcznej interwencji. Przyszłe zastosowania AI mogą obejmować predykcyjną analizę zgodności, która będzie potrafiła przewidzieć potencjalne naruszenia zgodności przed ich wystąpieniem. 

Skalowalna zgodność z przepisami płacowymi  

Dla liderów HR skalowalność w zakresie zgodności z przepisami płacowymi wiąże się z trzema kluczowymi strategiami: 

• Ciągłe uczenie się: zachęcanie do ciągłej edukacji w zakresie zmian związanych  
  z przestrzeganiem przepisów, szczególnie w kontekście międzynarodowym. 
• Dźwignia technologiczna: wykorzystanie mocy sztucznej inteligencji i solidnych systemów płacowych do automatyzacji i usprawniania procesów zgodności. 
• Silne partnerstwo: pielęgnowanie relacji z zewnętrznymi ekspertami, którzy mogą zapewnić doradztwo i wsparcie w kwestiach zgodności w różnych jurysdykcjach.