Czy SaaS to dobry wybór dla mojej firmy?

Obsługa listy płac wymaga korzystania z narzędzi i technologii, nawet jeśli mówimy jedynie o zwykłym kalkulatorze. Dlatego świat HR jest pełen najróżniejszych rozwiązań technologicznych skonstruowanych z myślą o zarządzaniu płacami. Taki stan rzeczy może przytłaczać, dlatego niektórzy liderzy biznesu wciąż czują się bezpieczniej używając do tego celu Excela, pomimo jego ograniczonej funkcjonalności. Jedną z najlepszych cech bogactwa technologii płacowych jest mnogość możliwości wyboru odpowiedniego dla nas narzędzia. Dzięki temu możemy świadomie zdecydować, jaka technologia (i w jakim zakresie) będzie obecna w naszej firmie. 

Jak działa SaaS do obsługi listy płac? 

SaaS oznacza oczywiście „oprogramowanie jako usługę”. Inwestując w SaaS do obsługi listy płac, kupujesz technologię, która umożliwia pracownikom prowadzenie własnej listy płac. Samo oprogramowanie powinno być wydajne i łatwe w użyciu, a usługa dostawcy powinna to umożliwiać poprzez starannie zaplanowane wdrożenie, kompleksowe materiały szkoleniowe, spersonalizowane wsparcie techniczne, a najlepiej: łącząc te wszystkie elementy. Jednak w ostatecznym rozrachunku, polegając wyłącznie na oprogramowaniu SaaS do obsługi płac, trzeba mieć świadomość, że wiele kwestii będziemy musieli rozstrzygać samodzielnie.  

SaaS czy zarządzana lista płac?  

Nasze badania pokazują, że europejskie firmy różnej wielkości mają dość zróżnicowane podejście do oprogramowania płacowego. Respondenci reprezentują pełen zakres stanowisk w tej sprawie: od budowania niestandardowych rozwiązań we własnym zakresie, aż po całkowity outsourcing płac. Około połowa znajduje się gdzieś pośrodku, równoważąc wykorzystanie technologii płacowych z zarządzanymi usługami płacowymi (MPS). Tam, gdzie SaaS pozwala przejąć większą kontrolę nad listą płac, MPS zdejmuje więcej pracy z użytkownika. Tak więc wybór MPS będzie prawdopodobnie droższy niż inwestycja w SaaS. Warto jednak pamiętać, że SaaS do obsługi listy płac może być skuteczny tylko wtedy, gdy do zarządzania nim zatrudni się wyspecjalizowanych pracowników.   

Kiedy wybrać SaaS 

Aby zdecydować, czy SaaS do obsługi listy płac jest najlepszą opcją dla Twojego biznesu, najpierw przeanalizuj własne strategiczne priorytety, wraz z wewnętrznymi możliwościami Twojej firmy i zespołu. Liczba pracowników obecna na liście płac jest ważnym czynnikiem, ale powinieneś także spojrzeć w przyszłość i upewnić się, że wybierasz skalowalne rozwiązanie, które może rozwijać się wraz z Twoją firmą. Tutaj SaaS do obsługi listy płac pozytywnie wyróżnia się na tle innych rozwiązań, ponieważ zwykle jest zaprojektowany z myślą o skalowalności. Rozwiązanie to jest również szczególnie atrakcyjne dla organizacji, które priorytetowo traktują pracę zdalną lub działają z wielu lokalizacji, ponieważ dostęp do technologii SaaS do obsługi listy płac można uzyskać z dowolnego miejsca na świecie. Wystarczy połączenie z internetem.

Warto zauważyć, że według naszych nowych danych, SaaS jest najbardziej popularny w firmach zatrudniających od 100 do 499 pracowników. W organizacjach tej wielkości jest on bardziej powszechny niż jakikolwiek inny system do zarządzania płacami. Mniejsze firmy chętniej całkowicie outsourcują listę płac. W przypadku tych najmniejszych, podmiotem zewnętrznym jest zazwyczaj księgowy. Korzyści płynące z SaaS stają się wyraźniejsze, gdy Twój biznes osiągnął rozmiar większego MŚP. Na tym etapie rozwoju Twojej firmy Ty i Twój zespół najpewniej macie już wiedzę na temat płac i będziesz w stanie samodzielnie obsługiwać więcej zadań z nimi związanych. Jest to również często moment, w którym organizacje zaczynają zdawać sobie sprawę z korzyści płynących z bardziej zaawansowanego zarządzania płacami i zaczynają szukać sposobu na spersonalizowanie procesu oraz większą kontrolę nad nim. 

Jednak bez względu na to, na jakim etapie rozwoju znajduje się Twoja firma, wybierając sposób zarządzania listą płac zawsze miej na uwadze dwa słowa: doświadczenie pracowników. Ich pewność, że otrzymujemy wynagrodzenie w terminowo i bez zakłóceń jest kluczowym elementem zadowolenia zatrudnionych przez Ciebie osób z pracy. Nie oznacza to tylko przekonania, że otrzymają oni odpowiednią kwotę pieniędzy we właściwym dniu. Chodzi o stworzenie systemu zarządzania płacami, który jest łatwy w użyciu i niezawodny, dostępny, a przy tym bezpieczny i płynnie integrujący się z resztą ekosystemu HR.