Grupa Raben

Grupa Raben usprawnia zarządzanie procesem szkoleniowym we współpracy z SD Worx Poland

Wyzwanie: Grupa Raben, międzynarodowa firma logistyczna, stanęła przed wyzwaniem zintegrowania swojego systemu szkoleniowego, który dotychczas był rozproszony na różnych platformach. Celem było usprawnienie przepływu danych, w tym zaświadczeń o odbyciu szkoleń oraz uproszczenie procesów związanych z zarządzaniem i dokumentowaniem działań szkoleniowych. Dodatkowo, firma chciała stworzyć spójne środowisko dla swoich 4500 pracowników, które umożliwi efektywne zarządzanie szkoleniami oraz obiegiem dokumentów kadrowych, w tym archiwizacji dokumentów kadrowo-płacowych.

Rozwiązanie: Aby sprostać wymaganiom, Grupa Raben postanowiła wdrożyć platformę SAP SuccessFactors LMS we współpracy z SD Worx Poland. Platforma ta stała się centralnym rozwiązaniem integrującym wcześniej wykorzystywane narzędzia szkoleniowe i kadrowe, w tym Microsoft Teams oraz autorskie systemy SD Worx.

Nowe rozwiązanie oferuje pełną konfigurację procesów szkoleniowych, umożliwiając m.in. tworzenie i przypisywanie programów szkoleń, ankiety ewaluacyjne, materiały edukacyjne, certyfikaty oraz programy cykliczne. Dzięki temu, firma zyskała większą kontrolę nad ewidencją rozrachunków oraz procesem naliczania wynagrodzeń. System pozwala na dostęp do wszystkich danych związanych z procesem szkoleniowym w jednym miejscu, co upraszcza zarządzanie oraz umożliwia pełny wgląd w sytuację szkoleniową w firmie.

Dzięki integracji z wcześniejszymi platformami SD Worx, takimi jak Processes and Documents Platform, Self Service Platform oraz eTeczką, procesy wystawiania i akceptacji zaświadczeń o ukończeniu szkoleń zostały zautomatyzowane. Elektroniczna dokumentacja pracownicza w postaci eTeczki, zapewnia bezpieczny obieg dokumentów i pozwala na ich łatwe archiwizowanie.

Nowa platforma to również znaczne usprawnienie dla zarządzania czasem pracy. Zintegrowany system umożliwia elektroniczną ewidencję czasu pracy oraz dostęp do elektronicznych list obecności, co pozwala na dokładniejsze monitorowanie harmonogramu czasu pracy. Dodatkowo, program do zarządzania czasem pracy pracowników eliminuje błędy w rejestracji godzin, a dzięki integracji z systemem kadrowym, naliczanie listy płac stało się szybsze i bardziej precyzyjne.

Korzyści: Wdrożenie SAP SuccessFactors LMS przyniosło szereg korzyści:

Zintegrowany system szkoleniowy i kadrowy: Wszystkie dane dotyczące szkoleń oraz e-wniosków urlopowych online są teraz dostępne w jednym systemie, co eliminuje konieczność korzystania z kilku różnych narzędzi. Poprawia to zarządzanie oraz umożliwia pełny wgląd w sytuację szkoleniową w firmie.
Automatyzacja procesów kadrowych: Proces wystawiania zaświadczeń oraz ich obieg elektroniczny zostały zautomatyzowane, co znacznie zaoszczędziło czas i zasoby działu HR. Obsługa kadrowo-płacowa stała się bardziej efektywna i zminimalizowała błędy w naliczaniu wynagrodzeń.
Łatwy dostęp do dokumentów kadrowych: Dzięki integracji z eTeczką, zarówno pracownicy, jak i menedżerowie zyskali swobodny dostęp do dokumentów szkoleniowych i elektronicznych akt osobowych w jednym, bezpiecznym miejscu.
Raportowanie i analiza danych: Wykorzystanie raportów w formie graficznej (Story reports) pozwala na szybkie generowanie analiz dotyczących szkolenia, zarządzania czasem pracy oraz innych procesów HR, co wspiera podejmowanie decyzji w zakresie szkoleń, talent management oraz workforce planning.
Bezpieczeństwo i wygoda: Pracownicy już nie muszą martwić się o manualne przypisywanie danych do teczek czy przechowywanie dokumentów w papierowej formie. Wszystko odbywa się automatycznie i elektronicznie, co wspiera digitalizację HR oraz elektroniczną ewidencję czasu pracy.

Przykład zmiany – szkolenia BHP: W przeszłości dane dotyczące szkoleń BHP były ręcznie wprowadzane do systemu i przypisywane do indywidualnych teczek pracowników przez administratorów. Teraz cały proces został zautomatyzowany, a zaświadczenie w formie elektronicznej trafia bezpośrednio do eTeczki pracownika, eliminując potrzebę ingerencji działu kadr. To przykład efektywnej digitalizacji HR w praktyce.

Czas realizacji: Projekt wdrożenia systemu rozpoczął się we wrześniu 2023 roku, a zakończył w maju 2024 roku. System został uruchomiony w marcu 2024, a pierwsi użytkownicy zaczęli korzystać z platformy na początku kwietnia 2024.

Kontynuacja współpracy z SD Worx: To nie była pierwsza współpraca Grupy Raben z SD Worx. W 2022 roku zrealizowano projekt implementacji innych rozwiązań SAP SuccessFactors, w tym Employee Central, Employee Central Payroll, Succession & Development oraz Performance & Goals Management. Projekt ten zdobył prestiżową nagrodę SAP Quality Awards, wyróżniając się w kategorii „Business Transformation”.

Podsumowanie: Wdrożenie platformy SAP SuccessFactors LMS przez Grupę Raben we współpracy z SD Worx Poland zrealizowało cel integracji systemu szkoleniowego i zarządzania czasem pracy oraz automatyzacji procesów HR. Nowe rozwiązanie przyniosło organizacji oszczędności czasu, poprawiło dostęp do danych oraz zwiększyło efektywność działań szkoleniowych, co miało pozytywny wpływ na rozwój kompetencji pracowników oraz na zarządzanie procesami kadrowymi w firmie. Dzięki nowoczesnemu podejściu do outsourcingu kadr i płac oraz wdrożeniu programu SAP HR, Grupa Raben może efektywnie zarządzać swoimi procesami HR w chmurze i w pełni wykorzystać rozwiązania HR.

Więcej informacji o rozwiązaniach SAP dostępnych dla firm w Polsce można znaleźć na stronie SD Worx - SAP Solutions.