7 korzyści listy płac w chmurze

W dobie cyfryzacji i nieustannych zmian na rynku pracy, działy HR coraz częściej muszą stawić czoła nowym wyzwaniom. Jednym z rozwiązań, które wspiera efektywność i innowacyjność w zarządzaniu zasobami ludzkimi,
jest przeniesienie listy płac do chmury.

Jak pokazuje nasz raport Payroll Proficiency Index 2023, zmiana sposobu naliczania płac i wybór systemu opartego na chmurze jest popularnym trendem wśród europejskich firm. To może być optymalne rozwiązanie również dla Twojej firmy. Zapewni Ci ono większą elastyczność i kontrolę danych,
przy jednoczesnym obniżeniu kosztów obsługi.

Co więcej, może znacząco ułatwić również międzynarodowe procesy naliczania płac. Nowoczesne technologie i sztuczna inteligencja są kluczem
do uproszczenia zarządzania skomplikowanymi procesami naliczania płac. Sprawdzą się one w każdej, również Twojej, firmie. Dlatego przygotowaliśmy
dla Ciebie 7 kluczowych korzyści płynących z rozwiązań płacowych opartych na chmurze!

1. Jednolity i przystępny sposób pracy

Jedną z licznych korzyści związanych z obsługą listy płac w chmurze jest zapewnienie każdemu pracownikowi możliwości dostępu do jednego, wspólnego systemu płacowego i skonfigurowanych danych, niezależnie
od miejsca, w którym się znajdują. O ile, posiadają dostęp do Internetu oraz odpowiednią autoryzację, mogą z łatwością zalogować się na platformę
i wykonywać swoje obowiązki. W erze pracy hybrydowej, chmura daje elastyczne metody działania, których tradycyjne oprogramowanie lokalne po prostu nie jest w stanie zaoferować.

Co więcej, korzystanie z jednolitego systemu przez wszystkich użytkowników oraz ze wspólnego źródła informacji – dzięki scentralizowanym danym – sprzyja globalnej współpracy, jednocześnie przyczyniając się do wzrostu wydajności i spójności.

2. Większa dokładność dzięki automatyzacji

W przeciwieństwie do ręcznej pracy z oprogramowaniem lokalnym, która często wiąże się z wykonywaniem wielu zadań podatnych na błędy, nowoczesne systemy płacowe oparte na chmurze zyskują przewagę w poprawności wykonywanych zadań dzięki automatyzacji.

Począwszy od danych osobowych pracowników, poprzez czas ich pracy, informacje podatkowe oraz wszelkie inne rodzaje danych, technologia chmurowa jest w stanie gromadzić, przetwarzać i obliczać wszystko w czasie rzeczywistym. To nie tylko znacznie zmniejsza obciążenie pracą, ale również redukuje ryzyko popełniania błędów, zachowuje spójność oraz zabezpiecza przed niezgodnością z aktualnymi przepisami.

3. Przejrzyste raportowanie listy płac

W systemie płacowym opartym na chmurze zawsze dostępne są najnowsze dane dotyczące pracowników, podatków i wynagrodzeń, co znacznie ułatwia podejmowanie świadomych decyzji. To jednak nie koniec korzyści. Oprogramowanie może zautomatyzować wiele zadań związanych
z raportowaniem, które w innym przypadku pochłonęłyby wiele godzin pracy, co z kolei przyczynia się do oszczędności czasu i redukcji liczby błędów.

Przykładowo, zamiast ręcznie przygotowywać raporty dla każdego okresu rozliczeniowego, system może automatycznie generować raporty na podstawie ustalonych parametrów. Dzięki tym personalizowanym funkcjom raportowania można uzyskać bardziej szczegółowy wgląd w wynagrodzenia pracowników
w różnych krajach czy działach.

4. Lepsze bezpieczeństwo i ochrona danych

Podczas obsługi wrażliwych danych płacowych, ważne jest, aby mieć pewność, że są one odpowiednio zabezpieczone – zarówno przed ewentualnymi awariami systemu, jak i zagrożeniem kradzieży. Nie pozwól, aby obawy związane
z niezawodnością technologii chmurowych zaciemniły Twoją ocenę sytuacji: Twoje dane są bezpieczniejsze w chmurze niż w siedzibie firmy.

Aby spełnić wymagania związane z przepisami dotyczącymi ochrony danych, dostawcy usług chmurowych inwestują znaczne środki w zapewnienie bezpieczeństwa swojej infrastruktury, szyfrowanie danych oraz regularne tworzenie kopii zapasowych.

5. Szybsza reakcja na zmiany legislacyjne

Spełnienie wymogów związanych ze zmianami legislacyjnymi podczas zarządzania listą płac stanowi często trudne zadanie. Nasze badania wskazują, że to właśnie skomplikowane przepisy prawne są głównym czynnikiem powodującym trudności w naliczaniu płac.

Dzięki oprogramowaniu płacowemu opartemu na chmurze, jesteśmy w stanie sprawniej reagować na wyzwania legislacyjne – i to znacznie szybciej, niż
w przypadku systemów lokalnych. Dlaczego? Ponieważ dostawcy usług płacowych mogą wprowadzać aktualizacje systemu w odpowiedzi
na zmieniające się przepisy. Ponadto, zautomatyzowane kontrole zgodności mogą być integralną częścią procesu płacowego, co dodatkowo zapewnia komfort pracy.

6. Korzyści z innowacji

Pracując z systemem płacowym opartym na chmurze, znacznie ograniczasz swoją zależność od wewnętrznych systemów informatycznych oraz pracowników odpowiedzialnych za ich utrzymanie. Ryzyko utraty specjalistycznej wiedzy doświadczonych ekspertów – czy to z powodu zwykłej absencji, czy też ze względu na rotację pracowników – zwiększa gotowość do korzystania z usług outsourcingu płacowego lub zewnętrznych systemów informatycznych.

Technologia rozwija się dynamicznie, a rozwiązania płacowe nie są wyjątkiem. Oprogramowanie lokalne szybko staje się przestarzałe, a optymalizacja procesów jest często trudnym i kosztownym wyzwaniem. W przeciwieństwie
do tego, systemy oparte na chmurze oferują automatyczne aktualizacje, które można zainstalować jednym kliknięciem myszy. Dzięki nim pozostaniesz
na bieżąco z innowacjami, a zabezpieczanie listy płac na przyszłość jest proste i nie wymaga dodatkowych inwestycji.

7. Przyjemne doświadczenie pracowników

Kolejną kluczową innowacją jest samoobsługa pracowników wbudowana
w nowoczesne rozwiązania płacowe oparte na chmurze. Dzięki dostępowi do swoich danych osobowych, odcinków wypłat, a także możliwości składania wniosków o dni wolne lub zgłaszania wydatków online, pracownicy nie muszą już obciążać zespołu HR zadaniami, które z powodzeniem mogą wykonać samodzielnie.

To podejście nie tylko zwiększa zaangażowanie pracowników, ale również odciąża specjalistów ds. płac od części obowiązków administracyjnych.

„Aby przyciągnąć i zmotywować pracowników na dzisiejszym konkurencyjnym rynku pracy, kluczowe jest dotrzymywanie kroku innowacyjnym rozwiązaniom, jednocześnie zapewniając płynne i zadowalające doświadczenia w firmie.
To zadanie staje się o wiele łatwiejsze, dzięki wykorzystaniu rozwiązań płacowych opartych na chmurze. Pozwalają one na efektywne zarządzanie wynagrodzeniem i świadczeniami pracowniczymi, co przekłada się na lepsze zaangażowanie i satysfakcję członków zespołów” – mówi Paulina Zasempa, People Country Lead – Poland and CEE w SD Worx Poland.

Dostępność, zwiększone bezpieczeństwo, łatwość obsługi i regularne aktualizacje to kluczowe korzyści płynące z wykorzystania rozwiązań płacowych opartych na chmurze, które znacznie ułatwiają proces zarządzania płacami
w organizacji. Co więcej, przejście z lokalnego systemu na chmurę może przynieść znaczne oszczędności kosztów obsługi płac.

W przeciwieństwie do tradycyjnych rozwiązań lokalnych, które wymagają znacznych inwestycji w drogi sprzęt i oprogramowanie, rozwiązania oparte
na chmurze zazwyczaj nie wymagają dużych początkowych nakładów finansowych.

Dostawcy usług w chmurze zwykle oferują elastyczny model płatności typu „płać w miarę korzystania”, co oznacza, że płacisz tylko za zasoby, które rzeczywiście wykorzystujesz, dostosowując koszty do liczby aktywnych użytkowników. Aktualizacje i dostosowywanie rozwiązania płacowego w miarę rozwoju organizacji są zazwyczaj prostsze i nie zakłócają bieżącej działalności.

Szukasz sprawdzonego rozwiązania płacowego opartego na chmurze?

Przyspiesz rozwój Twojej firmy z SAP SuccessFactors!